Järjestelmät – liittykää yhteen


Liittymillä tarkoitetaan erilaisia tapoja, joilla ohjelmat siirtävät tietoa keskenään. Jokainen EDI-järjestelmä on jo sinällään liittymä partnerien järjestelmiin, mutta tässä tarkoitetaan erityisesti dokumenttien siirtoa DigiEDI:n ja muiden ohjelmien välillä.

 

DigiEDI:ä pystytään käyttämään ilman liittymiäkin, mutta usein meillä on käytössä erillisiä osto-, varasto-, projektijärjestelmiä, joissa käsitellään tuotteita, myyntejä ja ostoja. DigiEDI kytkee ne liittymien avulla myynti- ja ostoprosesseihin mukaan.

 

Ja joka tapauksessa jokainen yritys pitää kirjanpitoa, joten ainakin sinne on tapahtumat siirrettävä ja sekin tarvitsee jonkinlaisen liittymän, ellei tapahtumia siirretä sinne jostain toisesta järjestelmästä, johon meillä on varmaan liittymä olemassa.

 

Seuraavassa on pieni esimerkki, miten ostoprosessi toimii liittymien kanssa.

blog10a

 

Meidän tuotantomme käyttää raaka-aineita ja tarvikkeita, joita ostetaan varastoon, ja varastojärjestelmämme pitää kirjaa varastossa olevista nimikkeistä.

 

Kun nimikkeen varastosaldo menee annetun rajan alle, varastojärjestelmä täyttää tilaustiedot sovitussa muodossa tekstitiedostoon ja siirtää sen DigiEDI:n levylle (kts. Lähtevien dokumenttien liittymät).

 

DigiEDI näkee tiedoston ja muodostaa siitä varsinaisen tilauksen ja lähettää sen salattuna toimittajalle.

Toimittajan päässä DigiEDI purkaa sanoman ja tallettaa sen sovittuun hakemistoon, josta se siirtyy toimittajan myyntijärjestelmään (kts. Saapuvien dokumenttien liittymät).

 

Toimittajan myyntijärjestelmä tarkistaa tilauksen, vertaa sitä omaan varastoonsa ja lähettää takaisin tilausvahvistuksen. (Vaihtoehtoisesti toimittaja voi lähettää hylkäyssanoman, jos ei pysty toimittamaan tuotetta halutussa ajassa.)

 

blog10b

 

Me saamme tilauksesta vahvistuksen, jonka DigiEDI tallettaa sovittuun hakemistoon ja sieltä se siirretään varastojärjestelmään, jonne kirjautuu vahvistettu toimitusaika ja -määrä, jonka jälkeen tuotannonsuunnittelijat näkevät, että materiaalia on tulossa sopivasti ennen kuin sitä tarvitaan tuotannossa.

 

Me olemme myös sopineet toimittajan kanssa, että he lähettävät meille lähetysilmoituksen päivää ennen toimitusta. Tämä sanoma tulee DigiEDI:n kautta varastoomme, joten osaamme varautua toimitukseen – tai ilmoituksen puuttuessa ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin.

 

blog10c

 

Toimituksen jälkeen toimittaja lähettää meille laskun, jonka DigiEDI siirtää varastojärjestelmään, jossa se tarkistetaan tavaran saapumista vastaan ennen kuin se hyväksytään kirjanpitoon ja maksetaan.

 

blog10d

 

DigiEDI sisältää itsessään kuittausominaisuuden, jossa vastaanottajalta tulee automaattisesti kuittaus, kun sanoma vastaanotettu ja kun se on luettu. Tätä ominaisuutta on laajennettu siten, että nuo kuittaukset siirretään varastojärjestelmään, joten sinnekin tulee merkintä, kun tilaus on toimitettu perille. Kuittauksen puuttuessa varastojärjestelmä tekee toiminnon X.

 

blog10e

 

 

Liittymien avulla eri järjestelmät saadaan toimimaan saumattomasti yhdessä ja käyttäjien aikaa säästyy suunnitteluun ja poikkeamien hallintaan.

 

Tarkemmin DigiEDI:n liittymistä voi lukea ohjeesta Liittymät.

 

Hauskaa Joulua!

 Hessu100

 


     Jaa:    
 
Facebook      LinkedIn     


     Seuraa:    
 
Facebook    LinkedIn     

 

Ostaminen on haasteellista

 

Ostajan haasteet

 

Äskettäin keskustelimme Whatsappin hankintaryhmässä ostajien haasteista ja sieltä löytyi nopeasti seuraava lista, joka varmaan antaa kohtuullisen kuvan aiheesta:

  • Oikea hinta
  • Oikea laatu
  • Oikea-aikainen toimitus
  • Standardituotteiden hintakehityksen ja ajoituksen arviointi
  • Toimittajien luotettavuuden hallinta
  • Ostajien kehitysnäkymät ja oikea sijoittuminen
  • Toimittajasuhteiden ylläpito
  • Oikea-aikainen päätöksenteko
  • Sopimattomien hankintaehdotusten käsittely

 

Keskustelu jatkuu ja kehittyy edelleen, mutta ajattelin kuitenkin luoda heti, myönnän toki, hyvin subjektiivisen katsauksen siihen, miten DigiEDI näyttäisin minun mielestäni vastaavaan noihin haasteisiin.

 

Oikea hinta

DigiEDI pystyy parantamaan tietoisuuttamme toimittajien hinnoista siten, että voimme saada heiltä ajan tasalla olevia tuoteluetteloita, joiden perusteella voimme tehdä tilauksia. Tämä toimii hyvin standardituotteilla, joiden hintatiedot pysyvät samoina pitemmän aikaa (kts. Tuoteluettelot).

 

Kilpailuttaminen on kätevä tapa etsiä parasta hintaa esim. harvemmin tapahtuviin hankintoihin ja, kun se toimii tarpeeksi näppärästi, sen käyttöä on helppo laajentaa yhä useampiin ostotapahtumiin (kts. Tarjouspyynnön lähettäminen).

 

Oikea laatu

DigiEDI ei varsinaisesti sisällä toimintoja laadun tarkkailuun, mutta ostaja voi lisätä tilauksille jälkikäteen kommentteja, joita voidaan myöhemmin käyttää myös laadun seurantaan. Tietysti rutiinien helpottaminen mahdollistaa sen, että aikaa voidaan käyttää enemmän muilla alueilla, kuten laadunseurannassa.

 

Tähän voidaan yhdistää myös tuolla alempana olevat ajatukset toimittajien seurannasta.

 

Oikea-aikainen toimitus

Toimitusajan seuranta vaatii aina yhteistyötä ja sopimista toimittajan ja asiakkaan välillä ja se voidaan toteuttaa DigiEDI:n lähetysilmoituksella, jolla toimittaja voi pitää asiakkaan ajan tasalla kaikista toimitukseen kohdistuvista muutoksista (kts. Lähetysilmoitus).

 

Toimittajien luotettavuuden hallinta

Tällä hetkellä DigiEDI ei tarjoa tähän ratkaisuja, mutta ajatus on mielenkiintoinen ja se on päätynyt kehityslistallemme. Tämä voisi toimia tilauksen kommentointia kehittämällä vaikka siten, että tilaukselle (ja sitä kautta toimittajalle) voisi antaa pisteitä tai "tykkäyksiä" esim. hinnalle, laadulle ja toimitusajalle. Jälkeenpäin näitä voi sitten raportoida yhden tai useamman toimittajan kyselyillä.

 

Tästä kuulen mielelläni kommentteja (yhteystiedot).

 

Toimittajasuhteiden ylläpito

Toimittajasuhteen hallinta ovat vähän DigiEDI:n toiminnallisuuden ulkopuolella, mutta sähköisen yhteyden rakentaminen ja ylläpito lisäävät väistämättä yhteistyötä ja kommunikointia, mikä varmasti vaikuttaa positiivisesti keskinäisiin suhteisiin ja kanssakäymiseen.

 

Siis väittäisin, että tämä tulee osittain ilmaisena kylkiäisenä.

 

Oikea-aikainen päätöksenteko

Jälleen puhutaan enemmänkin epäsuorista vaikutuksista. Rutiinien helpottuminen ja ostoprosessin nopeutuminen parantavat varmasti myös päätöksenteon mahdollisuuksia.

 

Seuraaviin DigiEDI ei taida tarjota tällä hetkellä hyviä ratkaisuja

  • Standardituotteiden hintakehityksen ja ajoituksen arvointi
  • Ostajien kehitysnäkymät ja oikea sijoittuminen
  • Sopimattomien hankintaehdotusten käsittely

 

Keskustelut jatkuvat ja ajatukset täsmentyvät. Palataan asioihin.

 

Vilkasta Joulukauppaa!

Hessu100 

 

 


     Jaa:    
 
Facebook      LinkedIn     


     Seuraa:    
 
Facebook    LinkedIn     

 

blog 2017 11 09

  

Tarjouspyyntö hyvä – kilpailuttaminen parempi

 

Hoidetaan ensin pois pari itsestäänselvyyttä.


Tarjouspyynnöt ovat normaali osa ostamista ja myymistä ja tämän mieltäminen on oleellinen askel kohti järjestelmällistä kaupankäyntiä. Hinnan tai toimitusehtojen kysyminen ei tarkoita, että olemme tyhmiä tai köyhiä vaan päinvastoin, se on fiksu ja normaali tapa ostaa ja siksi fiksut firmat tekevät sitä koko ajan ja mahdollisimman systemaattisesti.

 

Tarjouspyyntöä ei myöskään pidä ajatella vaivan aiheuttamisena toimittajille, koska he todennäköisesti haluavat saada mahdollisimman paljon yhteydenottoja ja sitä kautta liiketoimintaa.
Mehän olemme tarjoamassa heille kauppaa ja toki he haluavat kertoa, miten se onnistuisi. Siis juuri niin kuin me itsekin omille asiakkaillemme.


Kun nyt olemme samaa mieltä siitä, että tarjouspyyntöjä pitää lähettää ja mahdollisimman paljon, ne pitää pystyä tekemään ja käsittelemään mahdollisimman helposti jokaisessa vaiheessa.

 

Tässä kohtaa DigiEDI pystyy auttamaan monella muullakin tavalla kuin vain välittämällä kyselyt nopeasti (kts. ohje Tarjouspyynnön teko).

 

Kilpailuttaminen tarkoittaa yksinkertaisemmillaan sitä, että lähetämme tarjouspyynnöt useammille toimittajille. Tällä voidaan hakea parasta tarjousta tai kysellä vaihtoehtoisia ratkaisuja.


DigiEDI:n avulla tarjouspyyntö on lähes yhtä helppoa lähettää yhdelle tai kymmenelle toimittajalle.

 

blog 2017 11 09 vend fi

 

Vastaanottajat on helppo valita toimittajalistalta, joten tärkeintä on varmistaa, että olemme saaneet listalle riittävän määrän toimittajia, jotka haluavat käydä kauppaa mahdollisimman tehokkaalla tavalla.

 

Seuraava helpotus koskee kaikkia muitakin dokumentteja eli suurin osa tarjouspyynnön tiedoista täytetään automaattisesti oletustietojen perusteella. Jos oletustiedot ovat kunnossa, tarjouspyynnön tekijän tarvitsee vain täyttää riveillä pyydetyn tuotteen tai palvelun tiedot ja lähettää kysely matkaan.

 

blog 2017 11 09 rfq1 fi

 

Ostajan pitää myös pystyä käsittelemään tehokkaasti saatuja tarjouksia ja tähänkin meillä on muutamia hyvin yksinkertaisia keinoja.

Ensinnäkin saapuneet tarjoukset näkyvät peräkkäin työlistalla järjestettynä hinnan perusteella siten, että edullisin tarjous näkyy ensimmäisenä.

 

blog 2017 11 09 quote fi

 

Tarjous hyväksytään tekemällä sen perusteella tilaus: kopioidaan tarjoukselta tiedot tilaukselle, korjataan tarvittaessa käsin ja lähetetään tilaus toimittajalle. Tilauksen voi myös valita lähetettäväksi automaattisesti suoraan tarjouksen perusteella, siis ilman käyttäjän muutoksia.

 

blog 2017 11 09 order fi

 

Hyväksy ja hylkää ”oikein”

 

Tilauksen tekeminen on tietysti tarpeellinen toiminto, mutta myös hylkääminen pitäisi tehdä ”oikein”. Kaikkien kannalta on eduksi, että eri osapuolet tietävät tilanteen ja osaavat ottaa sen huomioon omassa suunnittelussaan ja siksi hyväksymisestä kannattaa lähettää hylkäysviesti muille osallistujille.

 

Käyttäjä voi valita, että heti tilauksen lähetyksen jälkeen kaikki muut tarjouskierrokseen osallistuneet saavat ilmoituksen hylkäyksestä (kts. Peruutus ja hylkäys).

 

Kaupallista marraskuuta!

Hessu100

 


     Jaa:    
 
Facebook      LinkedIn     


     Seuraa:    
 
Facebook    LinkedIn     

 

 

 

 

Erikoistarjous

 

Edellisessä blogissani kerroin, miten DigiEDI auttaa ostajaa tarjouspyyntöjen ja tarjousten käsittelyssä. Tässä kirjoituksessa käsitellään asiaa myyjän kannalta ja vilkaistaan muutamia hyödyllisiä toimintoja.

Myyjälle tarjouspyyntö tulee sellaisena, kun ostaja on sen tehnyt ja hän joutuu reagoimaan sen mukaan. Tarjouspyynnön analysointi ja hinnoittelu riippuvat tietysti tapauksesta, mutta lopputuloksen muokkaaminen tarjoukseksi ei saa olla liian vaikeaa.

Tarjouspyynnössä voi olla toivomus kuljetuksen hoitajasta, mutta siitä riippumatta usein on hyödyllistä tarkistaa, millainen kuljetusreitti on kyseessä. Se näkyy helposti toiminnolla 'Näytä reitti kartalla', joka avaa Googlen reittisuunnittelun ja näyttää reitin siellä (kts. ohje).

 

Show transport route on Google map
Jos kuljetuksen järjestäminen on toimittajan vastuulla, sen hoitamisesta kannattaa tehdä tehdä tarjouspyyntö kuljetusliikkeelle. Tämä onnistuu toiminnolla ’Pyydä tarjous kuljetuksesta’, joka kopioi osoite- yms. tiedot alkuperäiseltä dokumentilta, joten se on nopeasti lähetettävissä kuljetusliikkeelle (kts. ohje).

 

Seuraava vaihe on tarjouksen hinnoittelu, joka voi olla helppo tai monimutkainen prosessi. Seuraavassa muutamia toiminnallisuuksia, jotka voivat auttaa tässä.

 

Jos tarjouspyyntö kohdistuu valmiiksi hinnoiteltuihin tuotteisiin ja palveluihin, niiden hintatiedot voidaan täyttää käyttämällä hintalistoja (kts. ohje). Hintalistalta on kätevä poimia standardituotteiden hinnat tarjoukselle.

 

Hintalista

 

Monimutkaisemmissa hinnoittelutapauksissa on usein kätevää käyttää taulukkolaskentaohjelmia (esim. Microsoft Excel) ja laskea hinnat siellä.

Seuraavassa kuvassa nähdään yksinkertainen hinnoittelumalli, jonka loppuun on tehty valmiiksi alue kopioitavaksi sellaisenaan tarjouksen riville. Tarkista vain toimitusehdot ja lähetä tarjous menemään.

 

blog 2017 11 23 fi

 

Lähetetyt tarjoukset jäävä näkyviin työlistalle, jossa myös nähdään, kun vastaanottaja on sen lukenut.

 

Jos vastaanottaja hyväksyy tarjouksen, saamme siitä tilauksen ja tarjous muuttuu tilaan ’Hyväksytty’. Asiakas voi myös hylätä tarjouksen ja toivottavasti hän lähettää hylkäys-viestin, jolloin tarjous muuttuu tilaan ’Hylätty’.

 

Toivottavasti prosessi etenee em. kaavan mukaan, mutta joskus saamme tietysti myös tarjouspyyntöjä, jotka eivät kiinnosta tai joita emme pysty tarjoamaan. Silloin tarjouspyyntö voidaan hylätä automaattisesti yhdellä menu-valinnalla (’Autom. hylkää ilman kommentteja) tai vaihtoehtoisesti tekemällä manuaalinen hylkäys ja kirjoittamalla sinne pahoittelut. Kumpikin menettely hoitaa turhan tarjouspyynnön nopeasti pois sotkemasta tärkeämpiä hommia.

 

Kuten edellä nähdään, hinnoittelu voi olla helppoa tai vaikeata, mutta myyntidokumenttien käsittely on aina nopeaa oikeilla välineillä.

 Hessu100

 


     Jaa:    
 
Facebook      LinkedIn     


     Seuraa:    
 
Facebook    LinkedIn     

 

 

blog 2017 10 26

 

DigiEDI on GDPR-yhteensopiva

 

GDPR on tämän vuoden hypetysaihe, jonka kanssa on syytä ottaa käytännönläheinen linja ja varoa kiihtymistä, ellei ole konsultti tai sellainen virkamies, jonka on pakko innosta työnsä puolesta.

Menossa on markkinapeli, jossa kaikki asiaan liittyvät toimijat pyrkivät laajentamaan omaa kenttäänsä ja egoaan. Sanoman ydin on siitä, että uusi standardi pitää saada kattamaan koko elämä, maailmankaikkeus ja kaikki.


Kyseessä on normaali hypekiihko, kun konsultit, kouluttajat ja muut kommentoijat yrittävät laajentaa markkinoita ja omaa osuuttaan siellä. Ei mitään ihmeellistä, business as usual.


Tämä hypetysvaihe näkyy nyt siten, että ihan kaikki saadaan sisältymään tähän, kun vain puhutaan tarpeeksi ympäripyöreitä ja vältetään kaikkea konkretiaa. Tällä saadaan sekaannusta ja sekaannuksesta voi aina rahastaa jotenkin.


Mistä siis on kyse?


Vuoden 2018 toukokuussa tulee voimaan EU:n laajuinen GDPR-säännöstö henkilötietojen rekistereistä ja niiden käytöstä. Yksi ydinkysymyksistä on se, että henkilörekisteriksi tulkitaan kaikki, missä on henkilöitä yksilöiviä tietoja; siis tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa. Näitä ovat luonnollisesti mm. nimi, sotu, osoite, puhelinnumero, sormenjälki ja kuva, mutta alustavien kommenttien mukaan ihan mikä tahansa. Tästä on helppo kehittää paniikkia, kun ei määritellä tarkemmin.


Esimerkki 1: Jokaisen yrityksen jokainen sähköpostilaatikko on varmasti oma henkilörekisterinsä, koska siellä on nimiä ja sähköpostiosoitteita. Pitääkö näitä käsitellä GDPR-sääntöjen mukaan? Tiukasti ottaen ilman muuta, mutta loppujen lopuksi käytännön on pakko järkevöityä.


Esimerkki 2: Omistat Espoossa 100 metriä merenrantaa, jossa kanssakaupunkilaiset mielellään käyvät kävelemässä, jotkut kumisaappailla, toiset paljain jaloin. Molemmista jää yksilöiviä jälkiä, joista kulkijat voidaan tunnistaa (katso vaikka CSI). Onko tämä GDPR:n mukainen henkilörekisteri? Hyvin todennäköisesti on, jos kysyt hypevirkamieheltä.


Esimerkki 3: Omistat 2 Bajamajaa, joissa ohikulkijat voivat käydä rentoutumassa ja ja jättämässä kannikankuvansa istuimeen; siis selvästi yksilöivä tunniste. Onko rekisteri? Konsultin mukaan varmasti on, mutta loppujen lopuksi kysymys ratkaistaan jossain fiksummassa paikassa, esim. hovioikeudessa. Eli todennäköisesti ei ollutkaan.


Varmasti monille isoille yrityksille tämä teettää pientä isomman projektin, mutta varsinkin pienemmille se on lähinnä dokumentoinnin täsmentämistä ja muutaman uuden prosessin määrittelyä.


Itse olen yrittänyt ymmärtää asiaa käytännöllisesti DigiEDI:n näkökulmasta ja toistaiseksi se näyttää melkoisen selkeältä: Hieman jouduin tarkentamaan vanhan mallista tietosuojaselostetta, mutta aika pienellä vaivalla siitä selvisin ja uskon sen täyttävän jo tulevatkin pykälät. Jos ei täytä, täydennetään sitten lisää.


Sikäli olemme DigiEDI:n kanssa hyvässä tilanteessa, että meillä ei ole suoramarkkinoinnin rekistereitä, joiden käyttöön tulee ilmeisesti enemmän sääntelyä erillisten ePrivacy-pykälien mukana, jotka ehkä tulevat voimaan samaan aikaan – tai sitten eivät tule. Niissä ydin lienee siinä, että rekisteröitäviltä pitää kysyä suostumus ja se on dokumentoitava. Vanhat rekisterit on korjattava tai poistettava. Onhan siinä vähän miettimistä.


Pk-yrityksen kannalta perusidea on siinä, että jos sinulla on yksilöiviä tietoja, ne muodostavat henkilörekisterin ja ne pitää dokumentoida ja nimetä joku vastuuhenkilö. Hyviä malleja tulee varmasti jakeluun vähitellen.


Edelleen tärkeää on tietysti sekin, että rekisterien tietoja ei kannata jaella satunnaisille ohikulkijoille, mutta sehän on itsestään selvää nytkin – paitsi jos haluaa käyttää sitä ilmaisena markkinointikikkana, jolla saa runsaasti medianäkyvyyttä.

DigiEDI:n tietosuojaseloste löytyy osoitteesta Tietosuojaseloste. Kuulen mielelläni kommentteja.

 

Hessu100

 

 


     Jaa:    
 
Facebook      LinkedIn     


     Seuraa:    
 
Facebook    LinkedIn